自动时间跟踪如何有助于项目管理18luck下载

亚历山德拉科特

写的

亚历山德拉科特

阅读时间

11.分钟

类别

工作管理

上次更新:2021年4月

时间跟踪可能是严重的麻烦。

假设你正在做一项重要的任务,你必须接一个迫在眉睫的电话。你做完了,但是另一个同事要你马上批准一些文件。你能准确地回忆起你在每个活动上花了多少时间吗?很难说。

但并非我们所有人都可以多任务。而且许多人甚至不喜欢跟踪他们的时间。

那么你能做什么呢?

尝试自动在线时间跟踪工具作为小型企业或企业业务的替代方案。它消除了在您想要进出时钟或外时按下计算机跟踪器的“开始”按钮的需要。此外,您不必担心将计时器留在一夜之间并醒来,以便在您的任务中看到10个小时。这使您可以重点关注您正在努力的内容,并少担心时间跟踪技术。

要了解自动时间跟踪如何帮助您在没有中断的情况下工作,让我们首先要详细了解一些好处(或者您可以直接到我们的PaymoPlus用例查看工具的运行情况):

更有可能在截止日期前完成任务

说到截止日期,就像莎士比亚说的,早几个小时完成总比晚一分钟好,一个简单的时间追踪器就能帮到你。如果您的团队正在从事一个项目,并且您注意到事情的进展比预期的要慢,您可以使用自动时间跟踪软件中的详细时间条目来查看障碍在哪里。

员工可能在一项小任务或团队的一些成员淹没而且他们需要帮助。注意到这一点将使您更容易解决不愉快的情况,并仍然符合您的项目截止日期。

你的团队的工作永远不会脱脂

自动时间跟踪将为您提供准确的报告,您的员工如何花时间。不是单一的一分钟将保持不赚。如果他们要使用常规计时器,可能会有他们可能甚至不能考虑或忘记的活动,就像向客户发送电子邮件或与关于项目的同事交谈一样。所有这些都加起来,它只是他们为他们支付的公平。

一切都如此精确,您将不必担心客户端过充电。不会有更多的猜测,这将为您和您的客户提供满足感。

改进项目估算

如果您可以准确评估每个成员在任务上花费多少时间,您可以将正确的预算小时分配给具有类似任务的项目。

假设您有5,000美元的项目预算通常需要250小时才能完成。您记得从上一个项目中您只想在Photoshop中花了50小时的时间,当你只想过它30个小时。您可以调整预算以设置更接近现实的估计,这是返回的可用作客户的证据如有必要。

避免超负荷工作

通过准确估算员工对特定任务和项目需要多长时间,您可以避免过度劳累。您将不再接受项目并实现截止日期无法满足,然后被迫使员工加班。这将产生完全避免的不必要的挫折感。

您可以为有用的工作腾出时间,也可以发现工作流效率低下的地方。通过这种方式,自动跟踪背后的全部目的是揭示最有生产力的活动,帮助需要更多支持的团队成员,并找出在什么条件下他们表现得最好。

优先考虑重要任务

有重要的任务,紧急任务以及非必要的任务。您希望您的团队专注于重要的是,并照顾紧急问题,但其中很少有人真正迫切。

如果您确切地知道团队中的每个人如何花费他们的时间,您就可以及早发现是否有一个员工在一项无关紧要的任务上花费了太多时间。让他们知道你的期望是什么,这样他们就可以重新调整他们的优先级。

通过避免耗尽时间更具生产力

您的一些员工将在Facebook上花费大量时间或强迫检查他们的电子邮件。这让您想知道他们花了多少时间,并且由于行为模式,他们的字面损失了多少时间。其中许多人会惊讶地发现他们的工作表现的真相。而且它不像他们浪费时间 - 好吧,也许有时 - 但这不是重点。

他们中的大多数人养成了自己都没有意识到的习惯。然后,他们想知道一天结束时时间都去了哪里。这就是像PaymoPlus这样的自动时间跟踪应用程序的用处所在。它可以帮助他们意识到自己的坏习惯,并用更好的习惯取代它们。这将帮助你的员工变得更有效率,对自己和他们的工作感觉更好。毕竟,如果他们不能承认自己有问题,他们就不能解决它,对吧?

对员工的沮丧不那么沮丧

许多人发现启动和停止计时器的需要相当烦人。他们中的一些人是繁重的多任务处理者,对于他们来说记住在任务之间维护计时器是相当不方便的。还有一些人忘记了它,或者只是被其他活动分心,比如阅读文章或查看社交媒体。

使用自动时间跟踪器,您的团队成员可以安装,打开和忘记它。每次启动计算机时都会自动开始录制他们的活动。他们的工作将立即被拉入。这样,他们可以忘记计时器,并在一天结束时匹配所有东西。同样,当他们意识到他们忘记定时器时,他们将不再感受到他们的时间表中的制造估计。

帮助协调您的业务

管理团队不是在公园散步,但随时随地跟踪管理人员在找出员工工作的一切时,可以获得帮助。这种方法可以帮助领导捕获工作时间,分配合适的资源,提高生产率率,设置准确的估计,适应预算变化,并识别瓶颈。

他们甚至可以完全控制所有这些活动,因为它们是可以批准时间表的人(提供了使用的工具具有时间表批准系统)。但这是GIST:您不需要这样的功能来监控您的团队。您可以随时查看他们的时间表,看看他们的工作是否击中了标记。实际上,自动时间跟踪工具创建了这些智能时间表,使它们立即在一天结束时提供。

小费:虽然不是自动时间跟踪,员工时间跟踪在保持时间记录准确记录时,软件有自己的优势。喜欢以各种方式锁定时间表或在工作中时钟。在以前的列表中找到最适合您的最佳。

我们相信自动化是时间跟踪的未来。这就是为什么我们提出自己的自动时间跟踪器,以满足即使是最难的需求雇员。

PaymoPlus用例

作为Paymo时间跟踪器的替代方案,PayMoplus是一个自动化时间跟踪应用程序,记录员工桌面上的一切,这些应用程序在详细信息 - 文件,应用程序和浏览器选项卡 - 让您确切地知道他们在每项活动上花了多少时间

如果您经常与多个项目同时使用,那么这就是您的工具。只需启动这个应用程序,让它在您完成工作时在后台运行。在一天结束时,将活动与合适的项目和任务相匹配,您已准备好回家。

在使用Paymoplus开始跟踪时间之前,请记住您可以创建规则减少管理时间。将它们设置为自动匹配包含特定单词的活动。通过这种方式,您完成工作时不必手动执行此操作。

Paymoplus规则

在撰写本文的同时,我使用了两天的工具来显示它如何记录桌面活动。我也想向您展示如何使用数据来增强您的工作。我还将解释您需要采取的每一步以及如何解释录音。

谁会使用这个工具?

自由职业者,个人和团队成员(办公室内或工作),他们想要提高生产力并变得有动力。经理可能希望在员工中实施自动时间跟踪工具。这将有助于他们监控他们的活动,看看他们是否懈怠。

先决条件

你需要一个薪金mo帐户来登录。别担心。你现在可以获得免费帐户如果您是自由职业者或个人,也可以免费使用Paymoplus。

您可以始终配置时间跟踪选项设置“文件”选项卡下菜单中的区域。

设置

自动时间跟踪工具的流程

启动应用程序时,添加您的帐户凭据 - 用户名和密码 - 使用该工具。然后,选择您正在处理的项目,任务列表和特定任务。

该工具也可以脱机,因此您不必担心没有良好的互联网连接或者出于办公室。

要开始跟踪您的时间,请单击记录右上角的按钮。您可以选择隐藏10或30秒以下的条目,1,5或10分钟。这确保您只能看到最重要的任务。但是,该条目将不会被删除。再次查看活动的完整列表,只需选择“无”选项条目藏在部分。

请记住,Paymoplus记录所有活动,而不仅仅是与浏览器相关的活动。它跟踪您使用的应用程序,您正在编写的文件,以及您正在看到的图片,他们在浏览器或桌面上看到。

这可以帮助您了解哪些工具是您最常用的,哪些资源是无用的,哪些人给团队带来了最大的价值,甚至是导致您缺乏生产力的主要原因。

让我们采取以下情况:

你花了一整天的时间用PaymoPlus追踪你的时间。完成工作后,将每个活动与一个项目或任务相匹配。如果你浪费了超过半天的时间在社交媒体、表情包和搞笑猫咪的视频上,这显然就是你工作效率的问题所在。

有趣的内容

你能做什么?

不要再去这些网站了,或者干脆不去从特定的浏览器中阻止它们.所以下次你发现自己在Facebook上搜索猫的时候,使用这个社交媒体网络来研究你正在研究的话题。如果这些方法都失败了,试着限制你偷懒的时间,或者推迟你完成任务后的乐趣。

害怕你的隐私被侵入?

没有必要担心。您可以完全控制您在报告中保留的任务,该应用程序不会拍摄桌面的屏幕截图。我们知道一些员工讨厌那些 - 我们是其中。这就是为什么我们想出一个可以取悦工人和雇主的解决方案。

让它在后台运行,并为您进行时间跟踪。与此同时,即使您是一个严重的多时期,您也可以自由地完成您的工作。您需要记住的只是在一天结束时暂停,注销或退出。

现在很容易!

如果您离开自动跟踪器以录制您的活动,您可能会在第二天回来工作,并找出那些小时已经被计算为时间。不需要恐慌。您可以通过右键单击删除这些时间条目。

离开时间

实际上,有一个简单的右键单击活动和删除操作,您可以从录制中删除任何任务或查看更多详细信息。

您可以将最终活动划分为相关的工作任务和不相关的任务,如社交媒体。请记住,只有在工作中休息几分钟就没有错。您的社交媒体活动可能表明您正在研究主题或者您可以作为社交媒体经理工作。YouTube活动可以用来了解有关一个主题的更多信息,甚至需要几秒钟来放松自己,所以你会清除你的思想并再次开始工作。

应与您的经理一起决定相关活动,因为所有工作都有不同类型的任务和网站,应该允许使用。此外,涉及您的团队是什么是可接受的,什么不是。

但自动时间追踪不仅仅是浏览用户在不同应用上花费的时间。你可以发现自己是否在写文章、每日团队会议、聊天或一般性研究上浪费了太多时间。您甚至可以收集这些数据,并将其与您过去的性能进行比较。

使用PaymoPlus这样的工具最好的地方是什么?你不需要记住前一天你做了什么。当你暂停计时器,退出或退出时,该工具通过创建你的整个活动的时间表来为你做到这一点。

不用担心。如果您在那天的非培养活动上花了太多时间,您可以随时删除条目。

该工具直观地工作,以便如果要同时删除两个或更多任务,则可以使用Classic Shift + Delete密钥组合。

多重选择

您是否与错误的任务相匹配?您可以右键单击活动并选择解开.这基本上是像撤消功能一样的工作,除了你可以在你今天注意到这个错误时或者在你匹配后一个月的时候使用它。

如果您在所有活动中丢失,请过滤数据以查找最关注的数据。这可以帮助您找到所有与工作相关的任务:

相关任务过滤器

而不是所以的工作相关的工作:

猫过滤

结果

您已成功使用该工具一旦您记录了所有工作时间。假设您需要几分钟时间来分析过去的活动,您还将开始看到结果提高生产力和更好的任务管理。

这是我上班后我的第一天看起来像的一部分:

第一天

我在大部分时间都在写这篇文章。其次,来了我们的编辑列出10个时间跟踪工具.我在工作日剩下的时间里与我的团队成员闲逛,并在Skype上与我的团队成员交谈。

我把更多的注意力放在PaymoPlus上,然后你会——主要是这篇博文的截图。在您的情况下,您只需要在开始工作时打开它一次,在离开时关闭它。在繁忙的一天里,单单使用Paym18luck下载o项目管理应用程序就花了我6分40秒。我用它来管理我的任务,为我的同事创建其他活动,并与他们沟通,以避免任何误解。

令人惊讶的是,我发现我实际上花在写这篇文章上的时间比我最初认为的要少。我希望我第一天的大部分时间都用来写作。事实上,那天我只花了1小时31分钟来写作。我剩下的时间?嗯,我用它来做研究,和我的同事聊天。

我更加惊讶地看到我实际上给了这篇文章的时间更少,而不是编辑前一个。

2任务

基于第一天的结果,我第二天修复了我的问题。我在冬季奥运会2018年的搜索之间写下3小时12分钟,研究,内容策划和通常的日常团队会议。

更好的第二天

听起来很棒!那么,我怎么能得到它?

很高兴你问过!获得PayMoplus免于免费我们的下载页面看看它也可以帮助你。

如何在Paymo跟踪您的时间

如果你不确定自动时间跟踪是否适合你和你的团队,不妨尝试一两个星期,看看它对生产力和员工责任的影响。

为了保持愉快的工作环境,要求提供反馈你的团队。了解他们对监视工作的虚拟工具的感受。帮助他们了解自动时间跟踪的目的。

如果您认为,您的朋友或同事可以从自动跟踪时间受益,请与他们分享这篇文章。

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