什么是工作管理软件以及它如何帮助您

亚历山德拉科特

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亚历山德拉科特

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15.分钟

类别

工作管理

如果您同时从事项目和非项目任务,但仍然没有找到正确的软件,那么您可能在错误的地方寻找。

虽然高级任务或项目管理软件可能在一定程度上帮助18luck下载你,但要管理非项目活动,如参加会议或回复电子邮件,你需要考虑一个更通用的解决方案:工作管理软件。

如果你已经熟悉了工作管理解决方案,跳到第二部分要查看如何使用Paymo管理您的所有工作。此外,如果您希望更好地组织员工,而不会使用任务重载它们,请查看此列表资源管理软件

什么是工作管理软件?

你可能已经听过这个术语好几次了——可能也听过很多定义——以至于你想知道它只是另一个流行词还是你真的需要的东西。

工作管理软件是一个数字工具,允许您计划,跟踪,组织和查看项目和非项目任务,并实现工程和非项目任务,以提高业务成果和团队绩效。

但是这种对工作管理软件作为一种独特工具的需求是从哪里来的呢?

人们通常会搜索项目管理(PM)软件,作为管理他们所有专18luck下载业工作的一种方式。问题是,他们中的大多数人实际上除了项目相关的任务还有其他活动。相反,他们想要的是一个允许他们计划、跟踪、管理和组织所有工作的应用程序,包括项目管理软件范围之外的工作。18luck下载

在这种情况下,他们需要一种工具,可以帮助他们将工作从项目的严格结构中剥离出来。工作管理软件提供了这种灵活性,允许超出项目或方法的限制来完成和跟踪工作,而不必依赖于客户、严格的预算或其他任务。

笔记

有些团队或自由职业者只需要一个高级的任务管理软件来帮助他们理清自己的职责。这些团队和个人可能不需要跟踪他们的时间,给客户开具发票,或者创建报告——这些模块你可以在项目管理或工作管理软件中找到。18luck下载如果你在一个项目中工作,想要省钱,单独使用一个任务管理软件,而不是依赖于多个复杂的工作流、项目、客户或资源同时在他们的工作过程中。

工作管理软件功能新利网 18luck.com

如前所述,工作管理工具重新配置您需要从开始完成并保留您的资源,成本和时间框架的所有功能,并监控您的工作。常用工作管理软件功能包括:新利网 18luck.com

  • 高级任务管理- 创建和分配任务,管理优先级,并跟踪您的团队的工作,留在预算和截止日期内。
  • 集中通信- 每当一次更改时,团队通过留言板或讨论线程,留言和接收通知进行协作,留下评论和接收通知。
  • 文件存储和共享- 使用该工具作为集中处的地点,以安全地存储所有文档和图像,并在您需要时访问它们。
  • 时间管理- 跟踪工作时间,创建时间表,并共享时间报告,以识别工作流中的潜在瓶颈,并将客户端保留在反馈循环中。
  • 资源管理-安排好你的团队,看看谁在做什么,避免分配更多他们可以消化的工作。
  • 看板- 创建工作流以通过一系列顺序步骤管理视觉板上的工作。
  • 报告功能- 根据时间,成本和资源创建和发送报告,以监督进度,现货潜在问题,并更新您的客户。

某些工作管理软件选项还提供特定于行业的模块或功能,如校对,原型制作,CRM,发票或与第三方工具的集成。新利网 18luck.com

工作管理软件与项目管理软件有何不同18luck下载

工作管理软件是一种相对较新的数字工具,人们仍然把它与项目管理软件混淆。18luck下载有些人没有注意到列表中的工具之间的任何区别,而另一些人则认为它们是最好的18luck下载项目管理软件作为另一种类型的工作管理软件。

为了处理一般的工作,您通常需要上面提到的所有基本功能。新利网 18luck.com这是一个图表,以帮助您究竟在每个功能都处于究竟看到:

项目和非项目工作

工作管理软件功能使用

正如您所看到的,这些特性中的大多数对于处理项目和非项目活动新利网 18luck.com都很有用。然而,甘特图是特定于项目相关的工作,对其他活动没有太多用处,因为它们的重点是跟踪项目进度,而非项目工作通常不受设定的进度或依赖关系的限制。

如何使用项目或非项目活动的功能之间的实际区别在于您的工作方法。

工作管理软件可帮助您同时解决项目和非项目职责。它提供了更大的灵活性,允许您作为经理和您的团队成员通过您自己的工作流来处理项目和非项目活动。

18luck下载另一方面,项目管理软件基于一组规则,并且通常与18luck下载项目管理方法,方法或框架遵循并不总是允许与项目无关的工作空间的刚性结构。

在上班时,你并不总是从计划开始。有时你甚至没有明确的截止日期或时间框架。18luck下载项目管理虽然总是需要结构化规划。这意味着您已经清除了一段明确的截止日期,预算限制,活动列表,记录的计划和资源,这些计划和资源从一开始就预定出来。

工作管理软件为您提供自由,只需一个单独的任务,就会工作,并及时开发它,如果需要更多的步骤才能完成。每天回答电子邮件,发送发票或购买新的办公用品永远不会成为一个项目。

工作管理软件应该更容易使用并具有更平滑的学习曲线。但是,实际上,像这样的高级工具有许多不同的功能,可以使其比简单的PM软件更难以使用。新利网 18luck.com比较他们在这个意义上可能不是决定两者的哪种工具适合您的最佳方式。

工作管理软件

我们已经提到了工作管理工具如何将各种模块和功能重新整合到一个系统中,因此,它的好处自然是通用的和特定于功能的。新利网 18luck.com

事实上,它的主要优势只是这些:你不再需要多个不同的工具和废旧钱付钱给他们,因为你只是购买一个解决方案而不是3-5个不同的工具。

但是当这些特性应用于外部工作和项目中时,它们的扩展好处是什么呢?新利网 18luck.com

  • 平衡时间- 例如,资源调度程序,除了项目之外,还提供了对团队的计划的更好的透明度和可见性。这样,您可以将每个团队成员分配给新任务,并仍然保持工作负载平衡。
  • 保持对你的时间的控制- 除了您的常规项目之外,跟踪您对非项目工作的时间,让您更加富有成效和自我意识,使您的努力变得更好,并使您的团队保持对他们的工作负责。
  • 跟踪你的工作- 为所有任务创建报告,您可以通过客户或其他利益相关者监控工作进度,点问题和共享更新。
  • 组织的任务-然后是任务管理。当你在做多个项目时,有条理的任务列表是多么重要,我怎么强调都不为过。当你有额外的非项目任务时更是如此。大多数工作管理工具都带有额外的功能,可以帮助您对每一项任务进行优先级排序、跟踪和协作,新利网 18luck.com这样就不会有未完成的任务。
  • 可视化您的工作流程- 如果您不是详细活动列表的粉丝,您会很高兴地发现某些工作管理平台提供了Kanban Loards,以便您通过不同的工作流程阶段进行段和可视化所有职责的方式。只需将它们拖放到相应的阶段即可使用简单的拖放,您都完成了。
  • 有效协作-也许将所有其他人捆绑在一起的最大好处是能够自由地跨多个项目和任务协作。无论是分享一个文件,还是只是留下评论提供反馈,工作管理应用扩展了项目之外的协作机会。

在一般的层面上,选择工作管理软件以支持特定的工具,比如任务管理时间跟踪第一,将改善你处理任务的方式,并帮助你满足客户的要求,无论这些要求与任务、项目、时间、成本或其他任何东西有关。

您的整个工作过程将改进,允许管理人员了解如何在整个公司中分发,而不仅仅是在项目中或团队级别。隐含地,这增加了您的工作效率和生产力,因此您可以提供更高质量的结果。

谁是谁?

想想你的日常工作。它专门从项目为基础吗?它主要关注非项目任务吗?或者是这两个的混合物吗?

总的来说,工作管理软件对于那些经常有额外的非项目活动的基于项目的企业来说是完美的解决方案。然而,如果您只处理项目,选择PM软件就足够了。

继续前进,优先考虑您的需求,一般和特定。你是一小时支付的吗?选择工具员工时间跟踪软件他们对时钟软件的评价很高。你是否只使用软件进行协作?以强大的沟通和共享功能为目标。是否会有多个人同时处理一项任务?确保你有多用户分配。

如果您不知道从哪里开始,请看看您已经使用的工具。查看您的团队正在使新利网 18luck.com用的功能,从未使用过的功能。另外,问问自己:你真的需要一个额外的工具吗?如果您只需要在几个非项目任务上工作并记录您的工作时间,则具有时间跟踪功能或集成的任务管理工具可能足够。但是,如果您已经同时进行了多种任务,项目,预算,时间表和资源,您将您想要切换到一个解决方案,该解决方案在单个平台下重新配置所有内容。

最后,考虑你的团队规模。作为一个个人,你只需要一个简单的工具来帮助你分类你的任务,跟踪你的时间,并定期发送发票。有一些项目管理和工作管理选项是免费的,18luck下载所以你不需要投入太多,除非你想找一些更强大的东西。

为一个小型或中型团队虽然,您必须通过其他因素来选择工具。再次,如果您的团队18luck下载主要在预定方法,方法或框架内的项目上工作,则项目管理工具很好。

当您同时承担项目和非项目职责,并且多个不同的团队跨多个任务协作时,工作管理软件更适合。

你添加更多的那一刻团队,部门,也许甚至是公司分支机构对于您的业务,您肯定需要一个工作管理工具。

如何在Paymo中进行工作管理

现在您已经知道了什么是工作管理软件以及它如何帮助您,让我们来看一个真实的案例场景。Paymo.不仅仅是一个项目管理软件,是一个定期努力18luck下载工作的团队(以及自由职业者)的理想选择,但在项目的环境之外有额外的工作。

以下是你在使用Paymo管理工作时需要采取的所有步骤:

设置内部项目

从建立一个内部的、不可计费的项目开始。稍后您将在这里添加所有与项目无关的活动。

是的,您仍然必须将客户联系到它,但这一次将成为您自己的公司。只记得在下面添加它客户模块。将此项目命名为“内部活动”或“管理任务”,并将其用于特定任务组(任务列表),如“会计”,“电子邮件”,“会议”或“团队培训”。

毕竟,如果是的话项目模块既包含常规的结构化项目,也包含内部项目——这就是工作管理软件背后的整体理念。

为了更好地区分它们,创建新的项目状态公司设置(见下文),并以不同的状态标记每个项目。与您仍然等待客户批准的项目或“内部”的项目一样,或“持续”。然后,您可以在它们之后过滤项目以提高可见性。

项目状态

在Paymo中建立独特的项目状态

定制您的工作流

接下来,您将被要求选择选择现有的工作流程。

工作流是一组任务状态,指示任务如何从创建中发展到完成之前。一个可视化过程,如果您愿意,专注于实际工作的运动。

Paymo的默认工作流包含三种状态:TO DO - in PROGRESS - COMPLETE:

工作管理的默认工作流程

Paymo的默认工作流

这一个有一个非常简单的结构让你开始,但我们鼓励你建立自己的自定义工作流。通过它们,您将能够在单个阶段或用户下有太多任务时发现瓶颈并防止进一步错误。

在任何工作管理过程的开始,清楚地定义您的工作流程,并自定义它以处理您自己的需求。要创造你自己的,去公司设置- >工作流程。根据需要添加尽可能多的状态,以具有独特的名称和颜色,以更好地区分它们。

要查看不同团队如何在Paymo应用自己的工作流程的示例,请查看我们的 详细的Kanban董事会示例清单

请注意,您从中制作的任何更改公司设置也将适用于你的现场项目。

创建和管理你的任务

任何工作管理软件都应该带有高级任务管理模块。根据您自己的工作风格,有几种不同的组织和可视化任务方式:

  • 待办事项列表-简单的任务排列在一起,只有必要的细节(用户分配,截止日期,任务优先级)
在工作管理软件中进行清单

待办事项列表

  • 详细任务列表- 帮助您处理复杂的工作,同时涉及多个团队成员或资源。
工作管理任务列表

详细的任务清单

  • 看板董事会- 用于获取一个项目的鸟瞰的视觉工具,以便您可以轻松地将活动从一个工作流阶段移动到另一个工作流程。
Kanban工作

Kanban董事会

当涉及到工作管理时,你需要在更大范围内使用组织方法,包括你的常规项目和非项目管理工作。幸运的是,Paymo的首页模块允许您通过3次浏览次数将您和您的团队的活动查看到整个公司中:

  1. 简单的视图-按照优先级/截止日期/项目分组的待办事项列表。
  2. 表视图-详细的任务列表,显示额外的任务信息,如计费类型,估计预算,跟踪时间的电子表格式格式。
  3. 董事会视图- Meta Kanban板,显示用户或工作流程分组的所有项目(外部和内部)的所有任务。
Metakanban查看所有工作管理活动

Paymo的Meta Kanban概述了您的所有项目和非项目工作

每个用户开始工作时应该做的第一件事是签出我的任务区域。如果您不知道从哪个任务开始,Paymo提供了根据这些任务进行排序的能力项目到期日期, 或者优先事项

根据优先级排序工作

任务根据优先事项排序

显示您负责与高度可自定义过滤器配对的任务的这3种方式将帮助您重组您如何执行职责。这将使您更富有成效和高效,因此您可以专注于执行工作,而不仅仅是对其进行排序。

有关如何使用Paymo高效管理任务的详细信息,请参阅我们的 个人的 任务管理软件

监督你的团队并回顾工作

监督团队成员的活动和每个任务的状态是一个持续的过程。除了常见的可视化任务列表,如看板板,还有资源调度。可以将资源调度程序看作是一个日历,它显示谁在做什么、什么时候、工作多长时间以及可以使用什么物理资源。

在Paymo中,我们称之为团队安排。此模块允许您了解您的团队是否可用2-3个更多任务,或者它们是否被派生,并发现任何当前约束以防止冲突资源。您的团队分配(即您的资源)可以以3种不同的方式查看:

  • 未完成-预订显示为时间轴,以便您可以看到每个项目和非项目任务何时被安排。
未分组的视图

未分组的视图

  • 分组的项目- 根据他们所属的项目进行预订,因此您可以可视化员工计划如何相互比较。
项目订购的工作管理

按项目分组的预订

  • 分组的用户-预订是根据每个团队成员进行组织的,所以您可以很容易地防止超额或低于分配。绿色表示某人预订不足,黄色表示完全分配,红色表示超额预订。
用户调度程序

按用户分组的预订

看看我们的完整 创建资源计划的指南 看看如何通过将所有活动考虑在内,有效地安排您的团队。

另一种监测团队的方法是时间跟踪。这是因为你可以把它作为未来的参考,为你的下一个任务创建更好的时间估计,并防止资源超额预订或不足。

Paymo的时间记录可以批量添加,也可以通过网络时间追踪器添加,更方便:

工作管理软件中的时间跟踪器

应用内时间跟踪工具

如果您更愿意在浏览器之外跟踪时间,有一个桌面小部件也可以在Windows、Mac和Linux上工作。与网络计时器相比,它可以让你批量添加时间,并通过每日工作栏显示你一天中所有活动的分类:

桌面跟踪器的工作

桌面窗口小部件允许您手动跟踪时间或手动添加时间日志

所有时间条目都会自动注册时间表模块,这样你就可以看到一个团队成员花在一项任务上的确切时间和分钟。如果有任何错误,这些可以稍后编辑,并根据您的喜好从每日、每周、每月和议程视图查看。

项目和非项目工作的时间表

一个Web Designer的时间表,其中一个项目和非项目任务一周

以日历格式整齐地显示的时间表只能到目前为止。有关您如何花时间的更多详细信息,请创建一个时间报告时间报告模块。

在Paymo中,您可以使用2种类型的时间报告,您可以创建和与客户共享:

  • 静止的- 为特定时间框架提供当前时间表数据的快照
  • 生活- 只要有人打开报告,就会更新新信息
想了解更多关于时间报告如何帮助您的信息吗?看看这一点 福利清单

如果您经常兼顾几个不同的任务,请同时处理项目和其他非项目工作,或者只是始终忘记启动您的计时器,请尝试自动时间跟踪。这时间跟踪列表礼物无论是在Web浏览器中,自动跟踪计算机上所有活动的工具。这意味着您将不再需要启动和阻止您正在进行的每项任务的计时器。相反,该软件将为您执行此操作,并根据您设置的规则与其相应的任务一起对此进行配对。

您还可以使用移动时间跟踪应用程序选项(Android / iOS),该选项可以脱机以适应您的需求。

小费

如果你想看到究竟是谁实时跟踪他们的工作,他们目前正在处理的任务是什么,当他们开始跟踪他们的时间时,就去首页- >仪表盘并看看活动定时器小部件。

先进的协作

协作是任何成功的工作管理过程的核心要素。Paymo提供3种简单的方法,可以始终保持互联和更新的团队:

通知

“我没有被告知”借口不再有效。Paymo每当对任务进行更改时提供应用程序和电子邮件通知。我们正在介入新的评论,状态更改,文件上传以及更多任务相关的详细信息。

工作管理软件通知

应用内通知

评论

要确保所有团队都有所需的信息,请评论任务或开始项目范围的讨论线程。仅通过分配的评论仅通知有关新任务更新的相关同事,因此您不会垃圾邮件,并保持反馈圆圈。

文件共享

在搜索任务的文件时,可浪费大量时间。如果您正在处理项目和非项目任务的多个文件,则需要将文件存储保持连接到您的工作管理软件。

Paymo是一种基于云的解决方案,可安全地存储您的所有文档和图像,无论您是否将它们附加到评论,任务或项目。应用内搜索功能意味着将有更少的团队成员漫无目的地通过数据库滚动,以搜索您在5个月前进行的图像。

工作文件存储

Paymo内工作管理的文件存储

但客户呢?

除了您可以发送的实时和静态报告以保持客户更新之外,Paymo还允许您让他们访问客户门户。这让他们可以随时查看自己的发票和报告,这样他们就不必在数百封电子邮件中搜索或要求你提供一份新的报告,而只需查看你已经发送给他们的实时报告。要给他们权限,就去客户- >联系人- >编辑和检查可以访问客户端门户

把它捆绑在一起

以下是一些你需要记住的关键点,这样你在选择下一个工具时就能做出明智的选择:

  • 工作管理软件是允许您计划,监控,组织,审查和报告项目和非项目活动的工具,以支持团队表现和结果。
  • 工作管理软件也可以用于项目,唯一的区别是关注的焦点不仅仅是项目,还包括其他类型的工作。
  • 如果您有与您通常使用项目管理软件的普通项目相关的职责,工作管理工具是最佳选择。18luck下载
  • 此解决方案提供了比项目管理工具更大的灵活性,允许您在项目设定日期之外工作并监控结果,没有任何客18luck下载户、预算或其他限制。
  • 工作解决方案在一个应用下重新团聚为任务管理,通信,文件存储和共享,时间管理新利网 18luck.com,资源管理和报告功能等功能。这降低了成本并帮助您在您的资源,预算和时间间隔之间保持平衡,以满足所有基于项目的职责和非项目的职责。

到目前为止,您是否一直在使用正确的软件?如果你打算改用工作管理软件,你可以马上试试Paymo:

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